规划综合档案数字化信息系统基于文盛科技档案信息综合管理系统进行改造，搭建一个全面、实用、高效、简洁、智能、专业的规划综合档案数字化信息系统。系统使用中配套和完善电子档案的管理规定，建立一个规范合理的电子数据管理、借阅使用的合理模式。实现跨系统、跨年度、跨处室的数据统筹管理，搭建电子数据查询、借阅的应用中心。规划局的各种文件、档案、图书、编研等各类资料进行条目和电子原文件的管理与借阅。
1 引言
伴随信息数字化的国际潮流，电子文档的表现与阅读方式日趋完善。利用高科技手段把累积多年“纸介质”文档转化为电子文档，建设单位内部的数字档案室，建立电子文件管理的配套制度，科学管理行政办公业务中产生的电子文档，建立档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系，已经迫在眉睫。
2 背景分析
2.1 数字档案室的定义
数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等数字技术和设备，积累、归档、管理和利用各类档案信息，数字档案室的建设以档案目录数据库和全文数据库为核心，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标，是进行档案实体管理与档案信息管理的现代化档案室。
2.2 现状问题分析
以南京市规划局为例，数字档案室的建设是一项繁重而艰巨的工作，在启用数字规划档案室之前存在很多不足之处：
一是，规划管理部门的文书档案的数量特别庞大，大量规划文本和图件进行数字化难度较大，借助于专业的设备或者专业公司，需要一定的经费支出。
二是，规划部门缺乏专业的档案管理队伍，以南京市规划局为例，只有一名综合文书档案的管理人员，工作量饱和、任务繁重。全局对档案科学管理的理解、认知有待提升，需要各科室、分局加强档案管理方面的知识、技能的培训。
三是，档案的专业系统应用有待进一步提升。规划管理部门的档案资料数量丰富、种类繁多，2000年采购的档案管理软件的定制性、灵活性不足，只能管理文件条目，不能管理电子档案原文，无法满足的实际工作需要。
四是，缺乏数字档案管理方面的制度和管理经验。数字档案管理，相对传统的纸质档案管理，是一个全新的领域，缺乏的相对成熟的经验，全市的电子档案管理的制度规范方面没有统一的规定，还是各家单位自行摸索的阶段。
2.3 建设目标
总建设目标是规划局的综合案卷纳入计算机系统管理，构建规划局数字档案室，实现综合档案的入库归档、借阅查询，达到对综合档案的高效、有序的管理。
一、创建以电子文件管理为核心的数字档案管理信息系统。
以“电子文件元数据”为基础，确保电子文件的真实性、完整性和长期可用性，将规划局的最近两个年度的综合档案进行扫描数字化。
二、建立局各系统的统一归档渠道，实现自动无缝归档。
以相关法规标准为依据，以档案中心文件集中控制管理模式为依托，以局网络平台为支撑，以电子文件接收管理系统为纽带，针对电子文件的多种来源，统一归档渠道，实现对电子文件的前端控制和全程管理；建成符合法律要求的电子文件真实性保证体系；消除各个部门间的信息共享壁垒，实现增量电子文件与存量数字档案的有效管理；针对各种文件的形成、办理、交换、归档、管理的各个环节，建立相关的业务规范、标准，并利用技术手段提供相应服务，实现各种文件档案在形成、收集、管理和利用方式的转变，突破传统档案管理和提供利用的局限，使我局各种文件档案从封闭走向开放，最大限度地满足我局工作、决策、运作和管理的需要。
三、实现综合档案的电子、纸质的综合借阅管理。
建设具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的档案数据库；建立一个服务于数字档案室的基础设施平台；建立以技术先进、结构合理功能齐全的数字档案室应用系统；建立健全信息化标准体系和安全体系；稳步推进馆藏档案的数字化，各种类型档案接收电子化，大力开展数据资源建设，最大限度地满足我局对档案信息的需要，为“数字规划”建设提供基础平台和数据资源。
四、争创南京市政府部门数字档案室建设的先进典型，实现数字档案的查询、统计、报表输出的系统化管理。
通过数字档案系统的建立，搭建了档案信息服务平台，深层次开发档案的内在价值，提高我局科学化管理水平。
3 数字档案室的系统建设
3.1 存档电子文件的格式选取
考虑到与规划局现有业务系统的衔接与集成，电子档案的格式主要为pdf文件。文件存储支持多页。
3.2 电子档案分类的设计
南京市规划局库藏档案大致分五个大类，党群工作类、组织人事类、行政工作类、规划管理类、行政处罚类，根据纸质档案存在着保存期限的划分，依据纸质文件的管理规定，制定电子档案的管理方式。档案分类依据电子档案的保管取决于存储介质的物理寿命，其中党群工作、组织人事、行政工作、规划管理大类按文书档案方式管理，2000年以前的所有档案以传统按卷的方式整理，并在现行使用的科怡档案管理软件的“文书档案—传统方法整理”中录入了相关数据，2001年之后根据国家及省里档案管理的相关规定改为简化的按件的方式整理，并在现行使用的科怡档案管理软件的“文书档案—简化方法整理”中录入了相关数据，建议原规划管理类中的行政处罚类档案单列，根据行政处罚档案卷宗相对固定、仅涉及处理对象不同的专业特点，考虑采用自动的卷宗整理方式，系统新增一个处罚卷宗后，卷内文件目录能自动生成，档案员只需挂接对应的原文即可，系统可自动检测原文是否漏挂，保证档案的完整性，若能实现，将极大的节省了档案员整理、录入和归档的工作量，并有效的保证档案管理的质量。
表1 电子档案分类与来源表
3.3 档案系统权限的设计
表2 电子档案系统权限设计表
3.4 界面与功能设计
归档列表
档案原文管理
4 项目的特色与亮点
4.1 特色亮点
4.1.1 系统架构方面
建立档案统一规范的数据接口，实现与业务系统数据对接。平台具有很强的功能拓展性，可作为电子数据管理的综合平台。与既有系统衔接方面，档案电子的建设与审批业务系统一脉相成，有效弥补三代系统对于案卷归档环节的缺漏，实现用户统一身份认证，实现档案系统与审批系统的无缝衔接。采用专业的档案系统，进行本地化改造，大大提高系统建设效率，节约系统建设的成本，在档案管理方面更专业、更权威、更规范。
4.1.2 科学建档工作自身建设与完善
建立规划局档案管理的系统，实现综合档案电子化、标准化、流程化的科学系统管理。内容涵盖文件、档案、图书、编研、统计、常用下载等多个领域。大幅度地提升档案文件自身的完整性和规范性。通过档案归档，实现真正的工作事项交圈，归档工作环节增加了对现有工作的整体检验，有利于进行管理工作的归纳总结、全面提升。系统数据导入导出，能够从其他业务系统自动导入数据，减少人工的错误操作，保证数据的一致性，大幅度地较少档案归档扫描的工作量。
4.1.3 辅助和提升其他工作方面
从档案管理角度进行工作评析和思考，提出完善现有业务系统中的各种表单和文书的规范性的相关要求，通过制度加以明确，通过系统加以规范。三代审批系统强调案卷审批的过程的科学性，档案系统强调成果数据的科学性。档案系统从崭新的视角去检验工作，有利于发现和弥补审批系统中的缺漏，全面提升规划管理的工作水平。将行政处罚案件纳入综合档案管理，不仅完成好业务工作本身，也做好数据存档，有利于今后进行工作统计、查询等再利用。归档阶段进行案卷审查，有利于发现和解决违法建设查处过程的不规范性、不完整性的等问题，为提升行政处罚的规范性提供有利支撑、监管的依据。行政处罚数据建档过程，发现问题，如处罚案卷的格式文书不规范、内容不完整、标题不明确，需要根据档案管理要求进行制度的完善与修订。
4.1.4 档案利用方面
建立综合业务档案数据库，实现动态实时的更新与维护。将各类数据进行归档管理，实现跨系统的局电子数据的全要素的综合查询。提供高效的查询借阅的平台，合理设置全局人员的权限。实现实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的借阅。档案系统数据来源非常广泛，可以实现跨系统的查询，大大提高检索效率。
5 结语
规划综合档案数字化信息系统基于《文盛科技档案信息综合管理系统》V9.0版进行改造，搭建一个全面、实用、高效、简洁、智能、专业的规划综合档案数字化信息系统。系统使用中配套和完善电子档案的管理规定，建立一个规范合理的电子数据管理、借阅使用的合理模式。实现跨系统、跨年度、跨处室的数据统筹管理，搭建局系统的电子数据查询、借阅的中心，实现规划局的各种文件、档案、图书、编研等各类资料进行条目和电子原文件的管理与借阅。
作者：杨静 南京市城市规划编制研究中心
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